Ви пунктуальні? Часто встигаєте закінчити роботу вчасно? У вас вистачає часу на відпочинок? Якщо відповіли «ні» хоча б на одне з цих запитань — вам варто втілювати в життя принципи тайм-менеджменту.
Тайм-менеджмент — набір інструментів і методик, які дають можливість упорядкувати свою діяльність у часі. Простіше — розуміння того, що ви повинні робити й чому.
Час — це ресурс, з яким можна робити кілька операцій: витратити, втратити або ж вкласти (перетворити на інші ресурси).
Якщо використали час, щоб попрацювати — відбулося перетворення цього ресурсу на гроші. Добре провели час у колі родини чи друзів — обміняли хвилини на позитивні емоції. Виділили час на спорт — інвестували у власне здоров’я.
Ресурс часу доступний кожному від початку життя. І кількість доступних для використання одиниць часу теж для кожного однакова: 8760 годин на рік.
Але від варіантів його використання залежить не тільки можливість здійснити той чи той проект, а й спосіб життя. Звідси випливає основна проблема, яку покликаний вирішити тайм-менеджмент: вміння використовувати час.
Ключовими поняттями тайм-менеджменту є:
постановка
і досягнення цілей
вивільнення
і організація ресурсів часу
визначення пріоритетів
контроль статусу реалізації запланованого
Пропонуємо кілька методик з тайм-менеджменту, про які не лише цікаво читати, а й варто втілювати в життя.
1. Почніть «їсти жабу на сніданок»
Так радить Брайан Трейсі, канадський оратор, психолог та підприємець-мільйонер.
Звичайно, у прямому значенні їсти на сніданок жаб не потрібно. Сенс у тому, що «жаба» — це ті справи, які з якихось причин ми відкладаємо. У кожного вони різні, але загалом це може бути як прибирання дому, так і підготовка матеріалу, тема якого відверто не подобається, але написати треба.
Чому варто «їсти жаб» зранку? У більшості людей пік активності припадає якраз на першу половину дня, а з її спадом (зазвичай увечері) ви навряд чи змусите себе зробити і так не надто цікаву справу.
Тому подумайте, які «жаби» вас переслідують уже не перший день і готуйте їх на сніданки. Як бонус отримаєте емоційний підйом і заряд гормонами радості від роботи, яку не хотіли, але все ж зробили.
2. Станьте SMART за принципом SMART
Серед професійних інструментів для формулювання і постановки завдань є принцип SMART. Тут працюєте з метою своєї роботи.
Вона має бути:
- конкретною (Specific);
- вимірюваною (Measurable);
- досяжною за певний період (Attainable);
- адекватною — слід заздалегідь зрозуміти, чи справді це завдання допоможе в досягненні мети (Relevant);
- обмеженою в часі (Time-bound).
Так, починаючи рух до великої мети з виконання послідовних завдань, ви скорочуєте час виконання роботи.
3. Закон Парето, або правило 80/20
Ви знали, що 80% ваших зусиль приносять лише 20% результату? Співвідношення можуть різнитися, але це точно не 50/50.
Сенс цього закону в тому, що ви не завжди отримаєте в рівномірній кількості результат, на який витратили певний час та сили. Таким чином, варто виокремити, з яких речей ви отримуєте кращий «врожай» (ті самі 20% потужних та ефективних дій, які принесуть 80% користі в різному еквіваленті), і надалі основні ставки робити саме на них, витрачаючи при цьому менше сил та часу.
4. Тайм-менеджмент «на пальцях» від Людмили Калабухи
Українська бізнес-тренерка Людмила Калабуха на своїй офіційній сторінці розмістила перелік прийомів з управління часом, за якими досі працює.
Пані Людмила опанувала техніку Матриці Ейзенхауера. Зі складного тут лише сама назва матриці, адже вам просто потрібно розкреслити список ваших справ на такі складові:
термінові/важливі
термінові/неважливі
важливі/нетермінові
неважливі/нетермінові
А далі — почергово працюєте з кожною секцією.
Також бізнес-тренерка радить дотримуватися чіткого плану справ і правильно делегувати роботу:
«Я дуже люблю готувати і прибирати в хаті. Та я цього не роблю, бо це займає час, за який я можу зробити роботу, яка оплатить вартість послуг моєї помічниці по господарству на кілька місяців уперед. Дівчата! Помічниця по господарству для ділової жінки — це не розкіш, а така сама необхідність сучасного світу, як інтернет або мобільний телефон».
Людмила Калабуха також визначилася зі своїми «викрадачами часу» та змогла їх ліквідувати:
«Як загалом заміряти показники витрат часу? Протягом двох днів записувати всі дії, які робите, і час, скільки на це йде. Таким чином визначаються жахливі втрати часу на ніщо. Якщо вже зовсім не маєте терпіння, то один день! Як визначити, що це непотрібна дія? Вона не приносить грошей. Вона не є відпочинком. Вона не просуває вашу справу вперед. Ви почуваєтеся спустошеним, коли ви це робите, і відчуваєте внутрішній дискомфорт».
Нас вчили не відмовляти, бо допомагати іншим — це обов’язок. Тому зараз незручно сказати «ні» навіть у тій ситуації, коли це відверто шкодить.
Пані Людмила радить навчитися казати «НІ» всім, хто хоче забрати ваш час на непродуктивні справи і розмови, а це ті, «хто не приносить нам ні радості, ні користі, ні грошей, а один тільки дискомфорт».
Що ви знали про «мертвий час»? Це ті ситуації, коли ми, до прикладу, очікуємо в черзі до лікаря, у кав’ярні чи ресторані, поки принесуть замовлення, у транспорті, аеропорті, під час нудної наради тощо.
За цей час можна вирішити кілька невеликих справ, які відкладали на потім. Погодьтеся, час для них вже настав!
І, як не дивно, відпочивати. Так, для продуктивності потрібні сили, тому Людмила Калабуха радить добре спати та час від часу влаштовувати «перезавантаження».
Онлайн-курси та книжки
А щоб стати гуру тайм-менеджменту, пропонуємо вам онлайн-курс із планування часу (безкоштовно), аби встигнути все, як і відома Герміона з «Гаррі Поттера».
Також прокачати навички управління часом можете разом із книжками:
1. Джефф Сазерленд «Scrum. Навчись робити вдвічі більше за менший час»;
2. Брайан Трейсі «Зроби це зараз»;
3. Джон Вон Ейкен «Можливо все»;
4. Ґреґ Маккеон «Коротко і по суті. Мистецтво розставляти пріоритети»;
5. Гері Келлер, Джей Папасан «Одна справа. Як робити менше, а встигати більше»
Пам’ятайте, ви можете значно більше, ніж думаєте. А знаходити час на відпочинок, навіть коли ви суперзайняті — це запорука ефективної праці та найдієвіша профілактика професійного вигорання.
