Covid-19 перевел офисных работников по всему миру в режим удаленной работы. Многие компании, как например Twitter, предложили своим командам работать из дома и после окончания карантина. Оказывается, люди работают эффективнее, если не должны тратить часы на поездки на общественном транспорте в офис, поэтому у них есть больше времени на семью, друзей, хобби, а значит — все чувствуют себя счастливее. Однако есть одна составляющая, которая способна повысить эффективность команды независимо от формата работы — это асинхронное общение. Что это такое, в чем его преимущества и как оптимально сочетать удаленную работу и сотрудничество в офисе — об этом пишет Amir Salihefendic, основатель и руководитель компании Doist, разрабатывающей компьютерные программы и инструменты для умной организации рабочего времени. Мы перевели самые интересные тезисы из его блога о силе асинхронной коммуникации.
Что такое асинхронное общение?
Асинхронная коммуникация — это когда вы отправляете сообщение и не ожидаете получить ответ немедленно: например, электронное письмо — ваш коллега ответит на него в течение нескольких часов. В противоположность этому, синхронное общение, это, например, живая встреча, когда люди обмениваются мнениями и информацией.
Современные технологии сделали синхронными даже цифровые формы общения: когда вам кто-то пишет в мессенджер, вы слышите оповещение и отвечаете почти мгновенно.
Постоянное общение «в реальном времени» — в чем здесь проблема?
Если работники гораздо эффективнее работают из дома, тогда с моделью современной офисной культуры что-то не так. В статье «Перегрузка сотрудничеством» в Harvard Business Review пишут, что время, которое коллеги тратят на сотрудничество, увеличилось на 50% за последние 20 лет. Сегодня американский работник в среднем расходует до 6 часов в день на обработку рабочих имейлов, получает около 200 сообщений в мессенджере и еще 15% времени уходит на бизнес-встречи.
Постоянная коммуникация по работе с командой означает, что человек должен организовать свой график вокруг множества встреч, а между ними выполнять свою работу и постоянно следить одним глазом за электронной почтой и чатами. Более того, мобильные технологии привели к тому, что время работы не ограничено физическим офисом или формальными часами: теперь мы проверяем почту и смартфон в любое время дня или ночи. Такой стиль работы и коммуникации излишне синхронный.
Как результат, работник часто отвлекается, не может значительно прогрессировать в своих достижениях, ставит приоритет не на продуктивной работе, а на том, чтобы постоянно быть на связи. Соответственно, он не может глубоко концентрироваться, а потребность быть все время в курсе всех рабочих обсуждений накладывает дополнительный стресс.
В чем преимущества асинхронной коммуникации?
Асинхронная коммуникация возвращает работникам контроль над их рабочим временем, поэтому люди чувствуют себя более счастливыми на работе, а значит, работают продуктивнее. В асинхронной среде рабочие часы не строго определенны: работники сами структурируют свой день и подстраивают работу под свои биоритмы, стиль жизни или родительские обязанности.
Глубокое взаимодействие vs быстрые отписки. Асинхронное общение медленнее, но оно качественнее: люди учатся излагать свои мысли четко и продуманно, чтобы избежать постоянных уточнений и возвратов к теме. У команды есть время подумать глубже над проблемой и предложить идеи тогда, когда они созрели, а не когда нужно немедленно написать что-нибудь в ответ.
Лучше планирование = меньше стресса. Когда ASAP или «горит» не является частью корпоративной культуры компании, требуется тщательное планирование далеко наперед. Работники учатся распределять рабочую нагрузку, у них достаточно времени на обработку запросов, поэтому сотрудничество становится менее стрессовым и более продуктивным.
Глубокое погружение в работу становится нормой. Если работники не должны непрерывно следить за десятками мелких внутренних коммуникаций, у них появляются большие промежутки времени для работы «в потоке», когда их никто не отвлекает. Они проверяют рабочие чаты 1–3 раза в день, а не постоянно поглядывают в смартфон во время встреч или совещаний.
Автоматические документы и больше прозрачности. В асинхронной модели большинство коммуникаций происходит в письменной форме, а документы и важные обсуждения генерируются автоматически. Таким образом, поделиться этими наработками с другими коллегами проще, а сам процесс становится более прозрачным.
Удобство для работников из всех часовых поясов. Общение через часовые пояса становится удобным, ведь ни один работник не дискриминируется из-за нахождения в другом полушарии. Поэтому к работе можно привлекать людей со всего мира.
Без синхронного общения не обойтись
Быть тотально асинхронными не получится, ведь тогда команда теряет человеческий контакт. Поэтому нужно миксовать асинхронное и синхронное общение. Вот несколько советов, как это сделать:
- У каждого работника должна быть по меньшей мере одна персональная встреча со своим руководителем, чтобы обсудить базовые задачи и цели профессионального роста.
- Нерабочие онлайн-встречи, когда люди из разных команд могут увидеться и поговорить «о жизни».
- Ежегодно устраиваем путешествие-ретрит для всех работников компании, чтобы люди встретились вживую и установили межличностный контакт.
- Новые члены команды в течение недели работают со своим ментором вживую — это помогает установить связь, и новый человек не боится задавать вопросы.
- Возмещаем стоимость коворкинга, чтобы работники не были вынуждены работать все время из дома.
Сочетание асинхронного и синхронного общения может выглядеть так:
70 % — асинхронное сотрудничество через электронные письма или другие инструменты;
25 % — синхронное общение в Zoom или других приложениях;
5 % — живые встречи, совещания или корпоративные путешествия.
Итак, синхронное общение должно быть исключением, а не правилом. Его следует использовать, если:
- хотите установить взаимопонимание с человеком;
- хотите дать критический отзыв о работе или обсудить чувствительные темы;
- есть много неизвестного и нужно провести брейншторм идей и решений;
- грянул кризис, требующий немедленного вмешательства, например, «упал» сервер — тогда целесообразно всем включить оповещения на рабочих чатах.
Как ввести асинхронную модель сотрудничества?
Перейти на асинхронную коммуникацию просто за день не получится — придется менять инструменты, процессы и культуру работы. Вот несколько шагов, с которых можно начать.
Как можно больше объясняйте. Когда отправляете письмо, давайте исчерпывающую информацию, визуализируйте свои мысли или идеи скриншотами, четко и понятно высказывайте свои ожидания от человека и указывайте конкретный дедлайн. Несколько минут для лишних объяснений в письме сэкономят вам часы дальнейшей переписки относительно уточнений.
Планируйте заранее и цените время своих коллег. Например, вместо «Мне нужен твой фидбэк через час», пишите «На эту задачу есть два дня, очень нужна твоя помощь».
Создайте документ перед совещанием. Поделитесь исчерпывающей информацией с коллегами до совещания, чтобы все пришли на нее с полным пониманием темы. Прежде чем поделиться документом, проверьте настройки — на запрос и предоставление доступа к документу может уйти целый день.
Ведите протокол встречи. Это сэкономит время на объяснение всех договоренностей тем, кто не присутствовал.
Выключайте уведомления. В течение дня определите временные блоки, когда вы проверяете рабочие чаты и отвечаете на письма.
Развивайте навыки письменной коммуникации. Это уменьшит количество переписок для уточнения. Да, в асинхронном общении вы должны быть сильным «писателем».
Оценивайте людей по достижениями и результатами, а не по тому, насколько быстро они отвечали на запросы.
Отмените фиксированные рабочие часы или требование приходить в офис.
Цените и лелейте доверие, организованность, независимость и ответственность. Без этих черт асинхронная коммуникация никогда не будет работать.
Введите управленческую модель Direct Responsible Individual (DRI). DRI означает, что есть один человек, ответственный за определенный проект или сферу в компании. Этот человек не делает все самостоятельно, а организует работу команды, принимает ключевые решения и несет ответственность за сроки выполнения и результаты. Чем меньше будет людей, участвующих в принятии решений, и чем выше будет индивидуальная ответственность работников, тем эффективнее будет команда.
Установите умные и гибкие временные промежутки для реагирования на рабочие письма и сообщения. Например, можно договориться, что приемлемо отвечать на рабочие имейлы в течение 24 часов.
Поставьте прозрачность в приоритет. Например, все могут читать любые коммуникации в чатах, независимо от того, работают они над этим проектом, или нет. Это включает также чаты руководства. Такой подход обеспечивает осведомленность всей команды относительно решений, а следовательно, делает работников более самостоятельными и уверенными.
Не имейлами едиными. Не переводите все общение в электронные письма, ведь это замыкает информацию в мэйл-боксах отдельных людей. Вместо этого пользуйтесь инструментами для асинхронной коммуникации: Twist threads, Github, Basecamp и т.п.
Договоритесь о канале коммуникации в экстренных случаях, когда требуется мгновенное реагирование. Это могут быть «комнаты» в Telegram или номера телефонов. Большинство рабочих вопросов не нуждаются в этих инструментах, но несколько раз в год они могут пригодиться.
