Вы пунктуальны? Часто успеваете закончить работу вовремя? У вас хватает времени на отдых? Если ответили «нет» хотя бы на один из этих вопросов — вам стоит воплощать в жизнь принципы тайм-менеджмента.
Тайм-менеджмент — набор инструментов и методик, позволяющих упорядочить свою деятельность во времени. Проще — понимание того, что вы должны делать и почему.
Время — это ресурс, с которым можно делать несколько операций: потратить, потерять либо же вложить (превратить в другие ресурсы).
Если вы использовали время, чтобы поработать — произошло превращение этого ресурса в деньги. Хорошо провели время в кругу семьи или друзей — обменяли минуты на положительные эмоции. Выделили время на спорт — инвестировали в собственное здоровье.
Ресурс времени доступен каждому от начала жизни. И количество доступных для использования единиц времени тоже для каждого одинаково: 8760 часов в год.
От вариантов его использования зависит не только возможность осуществить тот или иной проект, но и образ жизни. Отсюда вытекает основная проблема, которую призван решить тайм-менеджмент: умение использовать время.
Ключевыми понятиями тайм-менеджмента являются:
постановка
и достижение целей
высвобождение
и организация ресурсов времени
определение приоритетов
контроль статуса реализации запланированного
Предлагаем несколько методик по тайм-менеджменту, о которых не только интересно читать, но и которые стоит воплощать в жизнь.
1. Начните «есть лягушку на завтрак»
Так советует Брайан Трейси, канадский оратор, психолог и предприниматель-миллионер.
Конечно, в прямом смысле есть на завтрак лягушек не нужно. Смысл в том, что «лягушка» — это те дела, которые по каким-то причинам мы откладываем. У каждого они разные, но в целом это может быть как уборка дома, так и подготовка материала, тема которого откровенно не нравится, но написать нужно.
Почему стоит «есть лягушек» утром? У большинства людей пик активности приходится как раз на первую половину дня, а с ее спадом (обычно вечером) вы вряд ли заставите себя сделать и так не слишком интересное дело.
Поэтому подумайте, какие «лягушки» вас преследуют уже не первый день, и готовьте их на завтраки. В качестве бонуса получите эмоциональный подъем и заряд гормонами радости от работы, которую не хотели, но все же сделали.
2. Станьте SMART по принципу SMART
Среди профессиональных инструментов для формулирования и постановки задач есть принцип SMART. Здесь работаете с целью своей работы.
Она должна быть:
- конкретной (Specific);
- измеряемой (Measurable);
- достижимой за определенный период (Attainable);
- адекватной — следует заранее понять, действительно ли это задание поможет в достижении цели (Relevant);
- ограниченной во времени (Time-bound).
Так, начиная движение к большой цели с выполнения последовательных задач, вы сокращаете время выполнения работы.
3. Закон Парето, или правило 80/20
Вы знали, что 80% ваших усилий приносят лишь 20% результата? Соотношения могут отличаться, но это точно не 50/50.
Смысл этого закона в том, что вы не всегда получите в равномерном количестве результат, на который потратили определенное время и силы. Таким образом, можно выделить, от каких вещей вы получаете лучший «урожай» (те самые 20% мощных и эффективных действий, которые принесут 80% пользы в различном эквиваленте), и в дальнейшем основные ставки делать именно на них, тратя при этом меньше сил и времени.
4. Тайм-менеджмент «на пальцах» от Людмилы Калабухи
Украинский бизнес-тренер Людмила Калабуха на своей официальной странице разместила перечень приемов по управлению временем, по которым до сих пор работает.
Людмила овладела техникой Матрицы Эйзенхауэра. Из сложного здесь только само название матрицы, ведь вам просто нужно расчертить список дел на следующие составляющие:
срочные/важные
срочные/неважные
важные/несрочные
неважные/несрочные
А дальше — поочередно работаете с каждой секцией.
Также бизнес-тренер советует придерживаться четкого плана дел и правильно делегировать работу:
«Я очень люблю готовить и убирать в доме. Но я этого не делаю, потому что это занимает время, за которое я могу сделать работу, которая оплатит стоимость услуг моей помощницы по хозяйству на несколько месяцев вперед. Девочки! Помощница по хозяйству для деловой женщины — это не роскошь, а такая же необходимость современного мира, как интернет или мобильный телефон».
Людмила Калабуха также определилась со своими «похитителями времени» и смогла их ликвидировать:
«Как в целом замерить показатели затрат времени? В течение двух дней записывать все действия, которые делаете, и время, сколько на это уходит. Таким образом определяются ужасные потери времени на ничто. Если уж совсем нет терпения, то один день! Как определить, что это ненужное действие? Оно не приносит денег. Оно не является отдыхом. Оно не продвигает ваше дело вперед. Вы чувствуете себя опустошенным, когда вы это делаете, и чувствуете внутренний дискомфорт».
Нас учили не отказывать, потому что помогать другим — это обязанность. Поэтому сейчас неудобно сказать «нет» даже в той ситуации, когда это откровенно вредит.
Людмила советует научиться говорить «НЕТ» всем, кто хочет забрать ваше время на непродуктивные дела и разговоры, а это те, «кто не приносит нам ни радости, ни пользы, ни денег, а один лишь дискомфорт».
Что вы знали о «мертвом времени»? Это те ситуации, когда мы, к примеру, ожидаем в очереди к врачу, в кафе или ресторане, пока принесут заказ, в транспорте, аэропорту, на скучном совещании и т.п.
За это время можно решить несколько небольших дел, которые откладывали на потом. Согласитесь, время для них уже настало!
И, как ни странно, отдыхать. Да, для продуктивности нужны силы, поэтому Людмила Калабуха советует хорошо спать и время от времени устраивать «перезагрузки».
Онлайн-курсы и книги
А чтобы стать гуру тайм-менеджмента, предлагаем вам онлайн-курс по планированию времени (бесплатно), чтобы успеть все, как и известная Гермиона из «Гарри Поттера».
Также прокачать навыки управления временем можно вместе с книгами:
1. Джефф Сазерленд «Scrum. Научись делать вдвое больше за меньшее время ment»;
2. Брайан Трейси «Поверь в это — сделай это!»;
3. Джон Вон Эйкен «Возможно все!»;
4. Грег Маккеон «Коротко и по существу. Искусство расставлять приоритеты»;
5. Гэри Келлер, Джей Папасан «Одно дело. Как делать меньше, а успевать больше».
Помните, вы можете значительно больше, чем думаете. А находить время на отдых, даже если вы суперзаняты — это залог эффективной работы и самая действенная профилактика профессионального выгорания.
