Перший тиждень дистанційної роботи і навчання став справжнім краш-тестом не лише нашої нервової системи, а й навичок ефективного планування часу й розподілу завдань. Виявляється, є прості онлайн-інструменти та старі перевірені способи, як організувати роботу над проєктом чи будь-яким завданням і розподілити свій час між різними активностями. Співзасновниця першої IT-школи для дітей KidIT Надія Андрущенко поділилася власними лайфхаками тайм-менеджменту під час онлайн-конференції «Жінки в STEM: від мрії до дії».
Наша команда сьогодні налічує близько 130 осіб, ми працюємо в трьох країнах і не маємо спільного офісу. Тому ми всі дуже активно використовуємо онлайн-інструменти для ефективної взаємодії та планування часу. Без цих простих і дієвих лайфхаків та інструментів я не уявляю свого дня.
Проведіть аудит свого часу
Перед тим як приступати до планування свого проєкту чи дня, раджу спершу провести двотижневий аналіз: чим наповнений кожен ваш день і, відповідно, тиждень. Нам весь час здається, що в нас немає часу на заняття спортом, онлайн-навчання, вдосконалення англійської тощо. Час у нас є, але він десь захований між нашими щоденними справами, отже, треба його виявити.
Раз на рік я роблю аудит свого часу — спостерігаю за собою і записую, на що витрачала свій час протягом двох тижнів. Можна завести табличку в Exel або просто записувати в блокноті. Я розбиваю таблицю на 30-хвилинні слоти — від пробудження до часу вкладання до сну: позначаю, скільки в мене займає ранкова рутина, дорога до офісу, скільки часу я займалася завданнями своєї компанії, скільки в мене пішло на втикання у відосики і прокрастинацію, скільки я читала.
Спершу просто записуйте — не аналізуйте і не критикуєте себе за те, куди витрачаєте час. Після двох тижнів спостереження згрупуйте свої щоденні активності за тематикою: ранкова/вечірня рутина, домашні побутові справи, навчання, робоче спілкування тощо. Після першого свого аналізу я виявила, що витрачаю по 3–4 години на дорогу до офісу, а також що нерегулярно прокидаюся вранці. Тож вирішила, що їздитиму в місто лише тричі на тиждень і впорядкую свій сон. Так я заощадила 12 годин на тиждень для самоосвіти.
Знайдіть свій найпродуктивніший час
Коли позначаєте в блокноті, чим займалися в цей час, додайте туди рейтинг свого самопочуття — від 0 до 5. Ви самі оцінюєте рівень своєї енергійності: якщо сили б’ють фонтаном і вирують ідеї — це 5, якщо відчуваєте, що втомлені і пасивні — ставте 1 або 0. За два тижні ви побачите, у які проміжки часу ви почуваєтеся бадьоро — слоти з 5 і 4 — це і буде ваш час найвищої продуктивності.
Для себе я зрозуміла, що найбільш енергійною почуваюся з 8:30 до 12:30. І виявилося, що зазвичай цей час я провтикувала в дорозі. Тож я перебудувала весь свій графік. Мій найнепродуктивніший період (0 і 1 у рейтингу) — з 13:30 до 15:30, тож на цей час планую відпочинок або нескладні зустрічі.
Trello — віртуальний task-board
Trello — мій улюблений онлайн-інструмент. Це віртуальна дошка, де ви можете самостійно або разом із командою розміщувати і планувати завдання по проєкту і слідкувати, як ви та інші учасники їх виконують. Можна розбити дошку на категорії:
- In focus — те, на чому зосереджена робота зараз.
- In progress — завдання на тиждень-два.
- For approval/Sharing — розділ, куди ми з командою кладемо те, чим хочемо поділитися, або щось, що потребує зворотного зв’язку.
- Done — завдання, які вже виконані. Дуже важливо мати окремо такий список — він підбадьорює робити ще більше і показує, яких конкретних результатів ви вже досягли. Цей розділ дуже цікаво аналізувати згодом за пів року чи рік, щоб побачити, скільки всього вам вдалося втілити, наскільки продуктивним був ваш рік/місяць.
Окремо веду власну дошку в Trello як особистий блокнот. Я зрозуміла, що закладки в браузерах зі мною не працюють, а щодня з’являється багато статей/книг, які хочеться зберегти, щоб прочитати. Тому маю свою task-board, яка завжди ввімкнена на окремому екрані. Тут є такі розділи:
- To do list — рандомно сюди потрапляє все, про що хочу не забути: фільми, книги, статті.
- Мета на цей місяць — наприклад, за цей місяць хочу досягти того, щоб прокидатися з першим будильником, медитувати 10 хвилин щодня, делегувати завдання.
- Навчання — зараз проходжу курс «Операційні стандарти» на Coursera, тож тут розміщую все, пов’язане із цим.
- Окремо маю розділ натхнення: фото з Instagram, класні штуки, які можна потім використати на презентаціях, ресурси з англійської мови.
Для мене важлива візуалізація, тож у Trello я активно використовую мітки: наприклад, зелена для книг — одразу бачу, що я собі запланували купити/прочитати.
Дрібні побутові завдання здатні розфокусовувати нашу увагу і відволікати від головного проєкту — написання наукової роботи чи іншої важливої справи. Щоб не губити і не забувати ці тисячі маленьких справ, використовую OneNote, Wunderlist або Google Notes.
Повісьте ватман на стіні
Маю старий і простий спосіб планувати свій проєкт без заморочок: раджу повісити на стіні великий ватман і назвати його «Що я маю зробити». Розділити його на три частини: До початку проєкту, Під час проєкту та Після. Далі розграфити кожну частину на Завдання і Дедлайн. А тоді вписати все, що треба зробити для реалізації задуму: зібрати команду, написати текст, зняти відео тощо. Для кожного такого завдання важливо ставити собі чіткий дедлайн виконання. Поступово викреслюйте ті завдання, які вже виконані — ви маєте бачити, що вже зроблено.
Лайфхаки таймконтролю і продуктивності
Оберіть, скільки часу на день ви дозволяєте собі на соцмережі і завтики у відосики. ResqueTime — мій улюблений додаток «порятунку» часу — встановлюю його як батьківський контроль для себе. Він сповіщає, коли часовий ліміт вичерпано.
Pomodoro: використовую цей метод роботи щодня: 25 хв працюю, 10 хв відпочиваю. Це дає мені змогу зберігати максимальну ефективність протягом 6–8 годин роботи.
Розмежуйте браузери: я на одному браузері маю всі робочі вкладки і документи, на іншому — усе для розваг і дозвілля. Таким чином, коли відкрила робочий браузер, це мій working space, ніщо мене тут не відволікає, я не даю собі права залипати в YouTube чи соцмережі.
Складайте mind map — через ментальні карти можна дуже зрозуміло візуалізувати шлях дитини чи власний у певному проєкті.
Не запрацьовуйтеся: буває, що я потрапляю в робочий потік, і мені складно себе зупинити — можу працювати без перерви 6–8 годин. Проте наступного дня буду просто зомбі — це непродуктивно і шкідливо.
Вимикайте гаджети о 20:00, випийте заспокійливий чай і почитайте художню літературу перед сном.
Зробіть «Scrum. Навчись робити вдвічі більше за менший час» своєю настільною книгою.
