Чому віддалена робота — ефективніша? Нові правила комунікації

Covid-19 перевів офісних працівників по всьому світу в режим віддаленої роботи. Багато компаній, як приміром Twitter, запропонували своїм командам працювати з дому і після закінчення карантину. Виявляється, люди працюють ефективніше, коли не мусять витрачати години на поїздки громадським транспортом в офіс, тож у них є більше часу на сім’ю, друзів, хобі, а отже — усі почуваються щасливішими. Проте є одна складова, що здатна підвищити ефективність команди незалежно від формату роботи — це асинхронне спілкування. Що це таке, у чому його переваги та як оптимально поєднувати віддалену роботу і співпрацю в офісі — про це пише Amir Salihefendic, засновник та керівник компанії Doist, що розробляє комп’ютерні програми та інструменти для розумної організації робочого часу. Ми переклали найцікавіші тези з його блогу про силу асинхронної комунікації.

Що таке асинхронне спілкування?

Асинхронна комунікація — це коли ви надсилаєте повідомлення і не очікуєте отримати відповідь негайно: наприклад, електронний лист — ваш колега відповість на нього протягом кількох годин. На противагу цьому, синхронне спілкування, це, приміром, жива зустріч, коли люди обмінюються думками та інформацією.

Сучасні технології зробили синхронними навіть цифрові форми спілкування: коли вам хтось пише в месенджер, ви чуєте сповіщення і відповідаєте майже миттєво.

Постійне спілкування «у реальному часі» — у чому тут проблема?

Якщо працівники значно ефективніше працюють з дому, тоді з моделлю сучасної офісної культури щось не так. У статті «Перевантаження співпрацею» у Harvard Business Review пишуть, що час, який колеги витрачають на співпрацю, збільшився на 50 % за останні 20 років. Сьогодні американський працівник у середньому витрачає до 6 годин на день на обробку робочих імейлів, отримує близько 200 повідомлень у месенджері і ще 15 % часу йде на бізнесові зустрічі.

Постійна комунікація по роботі з командою означає, що людина має організувати свій графік довкола безлічі зустрічей, а поміж ними виконувати свою роботу і постійно стежити одним оком за електронною скринькою і чатами. Ба більше, мобільні технології призвели до того, що час роботи більше не обмежений фізичним офісом чи формальними годинами: тепер ми перевіряємо пошту і смартфон у будь-який час дня чи ночі. Такий стиль роботи і комунікації є надміру синхронним.

Як результат, працівник часто відволікається, не може робити значного прогресу у своїх досягненнях, ставить пріоритет не на продуктивній роботі, а на тому, щоб постійно бути на зв’язку. Відповідно, людина не може глибоко концентруватися, а потреба бути весь час у курсі всіх робочих обговорень накладає додатковий стрес.

У чому переваги асинхронної комунікації?

Асинхронна комунікація повертає працівникам контроль над їхнім робочим часом, а це означає, що люди почуваються щасливішими на роботі, отже, працюють продуктивніше. В асинхронному середовищі робочі години не є чітко визначеними: працівники самі структурують свій день і підлаштовують роботу до власних біоритмів, стилю життя чи батьківських обов’язків.

Глибока взаємодія vs швидкі відписки. Асинхронне спілкування повільніше, але воно якісніше: люди вчаться викладати свої думки чітко і продумано, щоб уникати постійних уточнень і повернень до теми. У команди є час подумати глибше над проблемою і запропонувати ідеї тоді, коли вони визріли, а не коли потрібно негайно написати що-небудь у відповідь.

Краще планування = менше стресу. Коли ASAP чи «горить» не є частиною корпоративної культури компанії, потрібне ретельне планування далеко наперед. Працівники вчаться розподіляти робоче навантаження, колеги мають достатньо часу на опрацювання запитів, тож співпраця стає менш стресовою і більш продуктивною.

Глибоке занурення в роботу стає нормою. Якщо працівники не повинні безперервно слідкувати за десятками дрібних внутрішніх комунікацій, вони мають великі проміжки часу для роботи «у потоці», коли їх ніхто не відволікає. Вони перевіряють робочі чати 1–3 рази на день, а не постійно зиркають у смартфон під час зустрічей чи нарад.

Автоматичні документи і більше прозорості. В асинхронній моделі більшість комунікацій відбувається в письмовій формі, а документи та важливі обговорення генеруються автоматично. Отже, поділитися цими напрацюваннями з іншими колегами простіше, а сам процес стає прозорішим.

Зручність для працівників з усіх часових поясів. Спілкування крізь часові пояси стає зручним, адже жоден працівник не є дискримінованим через перебування в іншій півкулі. Тож до роботи можна залучати людей з усього світу.

Без синхронного спілкування не обійтись

Бути тотально асинхронними не вийде, адже тоді команда втрачає людський контакт. Тож потрібно міксувати асинхронне і синхронне спілкування. Ось кілька порад, як це зробити:

  • Кожен працівник має щонайменше одну персональну зустріч зі своїм керівником, щоб обговорити базові завдання та цілі професійного зростання.
  • Неробочі онлайн-зустрічі, коли люди з різних команд можуть побачитись і потеревенити «про життя».
  • Щороку влаштовуємо мандрівку-ретрит для всіх працівників компанії, щоб люди зустрілися наживо і встановили міжособистісний контакт.
  • Нові члени команди протягом тижня працюють зі своїм ментором наживо — це допомагає встановити зв’язок, і нова людина не боїться ставити запитання.
  • Відшкодовуємо вартість коворкінгу, щоб працівники не змушені були працювати весь час з дому.

Поєднання асинхронного і синхронного спілкування може виглядати так:

70 % — асинхронна співпраця через електронні листи чи інші інструменти;

25 % — синхронне спілкування у Zoom або інших застосунках;

5 % — живі зустрічі, наради чи корпоративні мандрівки.

Отже, синхронне спілкування має бути винятком, а не правилом. Його варто використовувати, якщо:

  • хочете встановити взаєморозуміння з людиною;
  • хочете дати критичний відгук про роботу або обговорити чутливі теми;
  • є багато невідомого і потрібно провести брейншторм ідей і рішень;
  • сталася криза, яка потребує негайного втручання, наприклад, «упав» сервер — тоді доцільно всім увімкнути сповіщення на робочих чатах.

Як запровадити асинхронну модель співпраці?

Перейти на асинхронну комунікацію просто за день не вийде — доведеться змінювати інструменти, процеси та культуру роботи. Ось кілька кроків, з яких можна почати.

Якомога більше пояснюйте. Коли надсилаєте листа, давайте вичерпну інформацію, візуалізуйте свої думки чи ідеї скріншотами, чітко і зрозуміло висловлюйте свої очікування від людини і вказуйте конкретний дедлайн. Кілька хвилин для зайвих пояснень у листі зекономлять вам години подальшого листування щодо уточнень.

Плануйте заздалегідь і цінуйте час своїх колег. Наприклад, замість «Мені потрібен твій фідбек за годину», пишіть «На це завдання є два дні, дуже потрібна твоя допомога».

Створіть документ перед нарадою. Поділіться вичерпною інформацією з колегами до наради, щоб усі прийшли на неї з повним розумінням теми. Перед тим як поширити документ, перевірте налаштування — на запит і надання доступу до документа може піти цілий день.

Ведіть протокол зустрічі. Це зекономить час на пояснення всіх домовленостей тим, хто не був присутній.

Вимикайте сповіщення. Протягом дня визначте часові блоки, коли ви перевіряєте робочі чати і відповідаєте на листи.

Розвивайте навички письмової комунікації. Це зменшить кількість листувань щодо уточнень. Так, в асинхронному спілкуванні маєте бути сильним «письменником».

Оцінюйте людей за здобутками і результатами, а не за тим, наскільки швидко вони відповідали на запити.

Скасуйте фіксовані робочі години або вимогу приходити в офіс.

Цінуйте і плекайте довіру, організованість, незалежність та відповідальність. Без цих рис асинхронна комунікація ніколи не працюватиме.

Запровадьте управлінську модель Direct Responsible Individual (DRI). DRI означає, що є одна людина, відповідальна за певний проєкт чи сферу в компанії. Ця людина не робить усе самостійно, а організовує роботу команди, ухвалює ключові рішення і несе відповідальність за терміни виконання і результати. Що менше буде людей, які беруть участь у прийнятті рішень, і що вищою буде індивідуальна відповідальність працівників, то ефективнішою буде команда.

Встановіть розумні та гнучкі часові проміжки для реагування на робочі листи та повідомлення. Наприклад, можна домовитися, що прийнятним є відповідати на робочі імейли протягом 24 годин.

Поставте прозорість у пріоритет. Наприклад, усі можуть читати будь-які комунікації в чатах, незалежно від того, чи вони працюють над цим проєктом, чи ні. Це включає також чати керівництва. Такий підхід забезпечує обізнаність усієї команди щодо рішень, а отже робить працівників більш самостійними і впевненими.

Не імейлами єдиними. Не переводьте все спілкування в електронні листи, адже це замикає інформацію в мейл-боксах окремих людей. Натомість користуйтесь інструментами для асинхронної комунікації: Twist threads, Github, Basecamp тощо.

Домовтеся про канал комунікації в екстрених випадках, коли потрібне миттєве реагування. Це можуть бути «кімнати» в Telegram або номери телефонів. Більшість робочих питань не потребують цих інструментів, але кілька разів на рік вони можуть стати в пригоді.

Залишити відповідь