Первая неделя дистанционной работы и учебы стала настоящим краш-тестом не только нашей нервной системы, но и навыков эффективного планирования времени и распределения задач. Оказывается, существуют простые онлайн-инструменты и старые проверенные способы, как организовать работу над проектом или любой задачей и распределить свое время между различными активностями. Соучредитель первой ИT-школы для детей KidIT Надежда Андрущенко поделилась своими лайфхаками тайм-менеджмента во время онлайн-конференции «Женщины в STEM: от мечты к действию».
Наша команда сегодня насчитывает около 130 человек, мы работаем в трех странах и у нас нет общего офиса. Поэтому мы все очень активно используем онлайн-инструменты для эффективного взаимодействия и планирования времени. Без этих простых и действенных лайфхаков и инструментов я не представляю свой день.
Проведите аудит своего времени
Прежде чем приступать к планированию своего проекта или дня, советую сначала провести двухнедельный анализ: чем наполнен каждый ваш день и, соответственно, неделя. Нам постоянно кажется, что у нас нет времени на занятия спортом, онлайн-обучение, совершенствование английского и т.д. Время у нас есть, но оно где-то спрятано между нашими ежедневными делами, значит, нужно его найти.
Раз в год я делаю аудит своего времени — наблюдаю за собой и записываю, на что тратила свое время в течение двух недель. Можно завести табличку в Exel или просто записывать в блокноте. Я разбиваю таблицу на 30-минутные слоты — от пробуждения до времени отхождения ко сну: обозначаю, сколько у меня занимает утренняя рутина, дорога в офис, сколько времени я занималась задачами своей компании, сколько у меня ушло на втыкание в видосики и прокрастинацию, сколько я читала.
Сначала просто записывайте — не анализируйте и не критикуете себя за то, куда тратите время. После двух недель наблюдения сгруппируйте свои ежедневные активности по тематике: утренняя/вечерняя рутина, домашние бытовые дела, обучение, рабочее общение и т.д. После первого своего анализа я обнаружила, что трачу по 3–4 часа на дорогу в офис, а также нерегулярно просыпаюсь утром. Поэтому решила, что буду ездить в город только три раза в неделю и упорядочу свой сон. Так я сэкономила 12 часов в неделю для самообразования.
Найдите свое наиболее продуктивное время
Когда отмечаете в блокноте, чем занимались в это время, добавьте туда рейтинг своего самочувствия — от 0 до 5. Вы сами оцениваете уровень своей энергичности: если силы бьют фонтаном и бушуют идеи — это 5, если чувствуете, что устали и пассивны — ставьте 1 или 0. За две недели вы увидите, в какие промежутки времени вы чувствуете себя бодро — слоты с 5 и 4 — это и будет ваше время наивысшей продуктивности.
Для себя я поняла, что наиболее энергичной чувствую себя с 8:30 до 12:30. И оказалось, что обычно это время я провтыкивала в дороге. Поэтому я перестроила весь свой график. Мой наименее продуктивный период (0 и 1 в рейтинге) — с 13:30 до 15:30, поэтому на это время планирую отдых или несложные встречи.
Trello — виртуальный task-board
Trello — мой любимый онлайн-инструмент. Это виртуальная доска, где вы можете самостоятельно или вместе с командой размещать и планировать задачи по проекту и следить, как вы и другие участники их выполняют. Можно разбить доску на категории:
- In focus — то, на чем сосредоточена работа сейчас.
- In progress — задачи на неделю-две.
- For approval/Sharing — раздел, куда мы с командой кладем то, чем хотим поделиться, или что-то, что требует обратной связи.
- Done — задачи, которые уже выполнены. Очень важно сделать отдельно такой список — он вдохновляет делать еще больше и показывает, каких конкретных результатов вы уже достигли. Этот раздел очень интересно анализировать затем через полгода или год, чтобы увидеть, сколько всего вам удалось воплотить, насколько продуктивным был ваш год/месяц.
Отдельно веду собственную доску в Trello как личный блокнот. Я поняла, что закладки в браузерах со мной не работают, а ежедневно появляется много статей/книг, которые хочется сохранить, чтобы прочесть. Поэтому у меня есть своя task-board, которая всегда включена на отдельном экране. Здесь есть следующие разделы:
- To do list — рандомно сюда попадает все, о чем хочу не забыть: фильмы, книги, статьи.
- Цель на этот месяц — например, за этот месяц хочу добиться того, чтобы просыпаться с первым будильником, медитировать 10 минут каждый день, делегировать задачи.
- Обучение — сейчас прохожу курс «Операционные стандарты» на Coursera, поэтому здесь помещаю все, связанное с этим.
- Отдельно есть раздел вдохновения: фото с Instagram, классные штуки, которые можно затем использовать в презентациях, ресурсы по английскому языку.
Для меня важна визуализация, поэтому в Trello я активно использую метки: например, зеленая для книг — сразу вижу, что я себе запланировала купить/прочитать.
Мелкие бытовые задачи способны расфокусировать наше внимание и отвлекать от главного проекта — написания научной работы или иного важного дела. Чтобы не терять и не забывать эти тысячи маленьких дел, использую OneNote, Wunderlist или Google Notes.
Повесьте ватман на стене
Использую старый и простой способ планировать свой проект без заморочек: советую повесить на стене большой ватман и назвать его «Что я должна сделать». Разделить его на три части: До начала проекта, Во время проекта и После. Затем разграфить каждую часть на Задачи и Дедлайн. А потом вписать все, что нужно сделать для реализации замысла: собрать команду, написать текст, снять видео и т.д. Для каждого такого задания важно ставить себе четкий дедлайн выполнения. Постепенно вычеркивайте те задания, которые уже выполнены — вы должны видеть, что уже сделано.
Лайфхаки таймконтроля и производительности
Выберите, сколько времени в день вы разрешаете себе на соцсети и завтыки в видосики. ResqueTime — мое любимое приложение «спасения» времени — устанавливаю его как родительский контроль для себя. Оно сообщает, когда временной лимит исчерпан.
Pomodoro: использую этот метод работы каждый день: 25 мин работаю, 10 мин отдыхаю. Это позволяет мне сохранять максимальную эффективность в течение 6-8 часов работы.
Разграничьте браузеры: на одном браузере у меня все рабочие вкладки и документы, на другом — все для развлечений и досуга. Таким образом, когда я открываю рабочий браузер, это мой working space, ничто меня здесь не отвлекает, я не разрешаю себе залипать в YouTube или соцсети.
Составляйте mind map — через ментальные карты можно очень понятно визуализировать путь ребенка или собственный в определенном проекте.
Не перерабатывайте: бывает, что я попадаю в рабочий поток, и мне сложно себя остановить — могу работать без перерыва 6-8 часов. Однако на следующий день буду просто зомби — это непродуктивно и вредно.
Выключайте гаджеты в 20:00, выпейте успокоительный чай и почитайте художественную литературу перед сном.
Сделайте «Scrum. Научись делать вдвое больше за меньшее время» своей настольной книгой.
